La dématérialisation connaît une évolution remarquable grâce aux avancées technologiques. L'objectif principal de ce système est la protection de l'environnement. L'Etat incite toutes les entreprises à ne pas utiliser au maximum les supports papier.
Documents à dématérialiser
La dématérialisation consiste à remplacer les fichiers physiques par des documents électroniques. Tous les documents administratifs peuvent être dématérialisés. Il vous suffit de respecter les règles imposées par la loi en la matière. Les documents comptables et les factures sont le plus souvent produits en version numérique. Viennent ensuite les documents commerciaux tels que les devis, les catalogues, le bon de commande et le bon de livraison. Et, enfin, les documents relatifs aux services des ressources humaines, notamment la paie, sont également mentionnés. Il est également possible pour les salariés de déposer des demandes de vacances, des fiches d'absence, des rapports en version électronique.
Les avantages de la dématérialisation des documents
Outre la protection de l'environnement, les avantages de la dématérialisation des documents sont nombreux. C'est bénéfique pour les employés, les fournisseurs et les clients. Tout d'abord, cela fait gagner du temps aux entreprises. L'intéressé n'a pas besoin de se rendre au bureau de poste pour envoyer des lettres. Tout ce que vous avez à faire est d'envoyer les documents par e-mail où que vous soyez. Deuxièmement, l'échange d'informations est plus facile et plus rapide. La communication avec les employés et avec les clients ou les fournisseurs devient plus facile. Troisièmement, il améliore la gestion des enregistrements, des fichiers et de la traçabilité des documents. Quatrièmement, les dépenses d'entreprise diminueront, car vous n'aurez plus besoin d'acheter du papier et des outils liés à l'impression. L'information est plus sécurisée ces derniers temps. Les données sont centralisées dans un système prédéfini et elles sont beaucoup plus accessibles.
Outils de dématérialisation de documents
La numérisation des documents se fait sur un ordinateur à l'aide de divers logiciels. Cela peut être fait à l'aide d'outils traditionnels tels que Word ou Excel. D'autres solutions de paiement sont également disponibles pour rationaliser la gestion des documents. De nombreux fournisseurs en ligne proposent ces applications. Ces solutions permettent aux utilisateurs d'accéder ou de modifier les fichiers à tout moment. La boîte aux lettres joue également un rôle important dans l'échange d'informations entre les utilisateurs. C'est un support fiable et efficace qui aide les utilisateurs à envoyer des documents. Les fichiers dématérialisés peuvent être stockés sur un disque dur ou sur un serveur informatique. Les prestataires de services proposent également des services de numérisation de documents, notamment des factures. Il est préférable de choisir un partenaire de confiance qui garantit la sécurité de vos données.