Une analyse Forces, Faiblesses, Opportunités, Menaces ou SWOT est utilisée pour identifier les forces, faiblesses, opportunités et menaces liées à votre entreprise, unité ou groupe, ou à un produit, service ou programme dont vous êtes responsable. L'analyse SWOT vous permet de vous concentrer sur des domaines spécifiques et de découvrir des actions qui peuvent vous aider à tirer parti de vos forces, à minimiser ou à éliminer vos faiblesses, à maximiser les opportunités et à traiter ou surmonter les menaces.
Une analyse SWOT est souvent effectuée avec une équipe et est utilisée pour éclairer une stratégie ou un plan stratégique et (inclus dans l'annexe ou la documentation à l'appui).
Les équipes commenceront souvent par une session sur la création d'une vision partagée, puis suivront avec une analyse SWOT.
Procédure pour effectuer une analyse SWOT
1. Choisissez une personne pour faciliter l'analyse SWOT
Bien qu'un responsable, un chef d'équipe ou un chef de projet puisse mener sa propre analyse SWOT, il est souvent utile d'avoir un facilitateur indépendant pour permettre au chef de projet de participer pleinement et de ne pas biaiser les commentaires des autres.
2. Faites un remue-méninges sur les points forts d'une entreprise ou d'une unité
Faites le tour de la salle et demandez aux participants des idées. Les points forts d'une entreprise ou d'une unité sont :
– compétences en leadership, – compétences décisionnelles, – innovation, – productivité, – qualité, – service, – efficacité, – processus technologiques, etc.
Notez toutes les suggestions sur un tableau à feuilles mobiles. Évitez les entrées en double. Indiquez clairement que certaines questions peuvent figurer sur plusieurs listes. Par exemple, une entreprise ou une unité peut avoir une force dans un domaine tel que le service client, mais elle peut également avoir une faiblesse ou une lacune dans ce domaine.
À ce stade, l'objectif est d'écrire autant d'idées que possible sur les tableaux à feuilles mobiles. Les tests de résistance auront lieu plus tard.
3. Consolider les idées
Collez toutes les pages du tableau à feuilles mobiles sur un mur. Bien que tous les efforts aient été faits pour éviter les entrées en double, certaines idées se chevauchent. Consolidez les points en double en demandant au groupe quels éléments peuvent être regroupés sous un thème. Résistez à la tentation de regrouper un grand nombre d'idées sous un même thème. Cela se traduit souvent par un manque de concentration.
4. Clarifier les idées
Passez en revue la liste de contrôle point par point et clarifiez les points sur lesquels les participants ne sont pas sûrs.
Il est utile de se souvenir de la signification de chaque point avant d'en discuter. Tenez-vous en à vos points forts. Évitez que l'équipe ne parle de solutions à ce stade du processus.
5. Identifiez les trois principaux points forts
Parfois, les trois principaux atouts sont évidents et aucun vote n'est nécessaire. Dans ce cas, il suffit de tester le consensus. Sinon, donnez aux participants quelques minutes pour choisir individuellement leurs principaux sujets. Permettez à chaque membre de l'équipe d'émettre trois à cinq votes (trois si la liste de sujets est de dix éléments ou moins, cinq si elle est longue).
Identifiez les trois éléments les plus importants. S'il y a égalité ou si le premier vote n'est pas concluant, discutez et votez à nouveau sur les points ayant obtenu le meilleur score au premier vote.
6. Résumez les points forts
Une fois que les trois principaux points forts ont été déterminés, résumez-les sur une seule page du tableau à feuilles mobiles.
7. Répétez les étapes 2 à 6 pour les points faibles
Comme les forces, les points faibles d'une entreprise ou d'une unité sont : la capacité de leadership, la capacité de décision, l'innovation, la productivité, la qualité, le service, l'efficacité, les processus technologiques, etc.
8. Répétez les étapes 2 à 6 pour les opportunités
Les domaines d'opportunité incluent : les marchés émergents, la pénétration accrue du marché, les nouvelles technologies, les nouveaux produits ou services, l'expansion géographique, la réduction des coûts, etc.
9. Répétez les étapes 2 à 6 pour les menaces
Les zones de menace comprennent : l'entrée d'un nouveau concurrent, une législation ou une réglementation qui augmentera les coûts ou éliminera un produit, un produit ou un marché en déclin, etc.
En conclusion
Faire une analyse SWOT est un excellent moyen d'avoir une idée d'où vous en êtes et de ce que vous devez faire. Suivre ces étapes vous donne un processus pour obtenir efficacement des résultats d'une manière qui engage et dynamise une équipe.