Avez vous une entreprise? Il est donc impératif de bien gérer vos dossiers et de maintenir la traçabilité de tous vos documents. Et parce que certains documents sont soumis à une durée de conservation légale, la conservation de vos dossiers doit être un atout pour la bonne marche de votre entreprise. Dans cet article, nous allons vous aider à mieux gérer vos dossiers et vous donner la durée de conservation de certains documents.
Une meilleure gestion de vos fichiers
Une bonne gestion des documents est indispensable. Il faut apprendre à ranger les fichiers, les classer selon leur nature et enfin bien les conserver. Pour une meilleure gestion des dossiers, vous devez pouvoir conserver tous les documents reçus ou produits tout au long de l'exercice de l'activité. Sa conservation doit se faire en fonction de son type. En effet, il y a des dossiers courants, des dossiers intermédiaires et des dossiers finaux. Une bonne gestion des dossiers permettra à l'entreprise d'avoir à sa disposition tous les documents importants. Pour une meilleure gestion des dossiers, il est conseillé d'établir un plan de dossier selon le type d'activité de l'entreprise et son organisation. Ce plan de classement peut être fonctionnel, structurel, voire systématique. Rendez-vous chez un professionnel pour une meilleure gestion de vos dossiers grâce à Spéciclass.
La durée de conservation des documents.
Concernant l'aspect juridique, il convient de noter que les documents n'ont pas nécessairement les mêmes durées légales de conservation. S'agissant des documents commerciaux et notamment des documents contractuels, contrats et accords, leur durée de conservation est de 5 ans. Concernant les documents fiscaux, leur durée de conservation est de 6 ans. Quant aux documents comptables, l'article L 123-22 du Code de commerce établit qu'ils ont une durée de conservation de 10 ans à compter de la clôture de l'exercice.